|
Ir. Tuan Haji Mohd Khosim bin Hj.
Ikhsan
atau En. Mohd Nisam bin Abdul Wahid |
|
Sila muat turun borang tersebut
disini ::
BORANG
PENDAFTARAN EMEL JPS NEGERI PAHANG |
|
|
PANDUAN PENGGUNAAN EMEL |
|
1. |
Mel
elektronik atau e-mel adalah merupakan
aplikasi yang membolehkan pengguna
berkomunikasi antara satu dengan lain
dalam bentuk mesej elektronik. Aplikasi
e-mel ini digunakan secara meluas dan
membenarkan komunikasi lebih daripada
dua hala dengan cara yang pantas dan
lebih sesuai untuk penulisan yang
ringkas. |
|
2. |
Setiap
penjawat awam mempunyai e-mel rasmi yang
digunakan untuk tujuan rasmi dan
didaftarkan di bawah agensi kerajaan.
Salah satu contoh alamat e-mel rasmi
ialah
pro@jpsphg.gov.my.
E-mel rasmi boleh dibahagikan kepada dua
kategori iaitu e-mel rahsia dan e-mel
bukan rahsia rasmi. |
| |
(a) |
E-mel Rahsia Rasmi |
| |
|
E-mel
yang mengandungi maklumat atau perkara
rahsia rasmi yang mesti diberi
perlindungan untuk kepentingan
keselamatan yang dikelaskan mengikut
pengelasannya sama ada Terhad, Sulit,
Rahsia atau
Rahsia Besar. |
| |
(b) |
E-mel Bukan Rahsia Rasmi |
| |
|
E-mel
yang tidak mengandungi maklumat atau
perkara rahsia rasmi. |
|
3. |
Semua
Agensi digalakkan untuk mewujudkan satu
alamat e-mel khusus bagi memudahkan
orang ramai berhubung dengan agensi
berkenaan sekiranya memerlukan
penjelasan lanjut, membuat aduan atau
mengemukakan pandangan. Contoh alamat
e-mel khusus agensi ialah
pro@jpsphg.gov.my |
|
4. |
Berikut adalah kaedah penggunaan e-mel
yang betul dan disesuaikan pemakaiannya
di setiap Agensi Kerajaan. |
| |
(a) |
Pemilikan Akaun E-mel |
| |
|
Pemilikan akaun e-mel bukanlah hak
mutlak seseorang. Ia adalah kemudahan
yang tertakluk kepada peraturan jabatan
dan boleh ditarik balik jika
penggunaannya melanggar peraturan. Akaun
atau alamat e-mel yang di peruntukkan
oleh jabatan sahaja boleh digunakan.
Penggunaan akaun milik orang lain atau
akaun yang dikongsi bersama adalah
dilarang. |
| |
(b) |
Format |
| |
|
E-mel
adalah salah satu saluran komunikasi
rasmi kerajaan. Ini bermakna, setiap
e-mel mestilah mengandungi rujukan fail,
tarikh dan logo rasmi. Contoh format
e-mel bukan rahsia rasmi adalah seperti
di
Lampiran A
dan format bagi e-mel rahsia rasmi
adalah seperti di Lampiran B.
Penggunaan huruf besar kandungan e-mel
adalah tidak digalakkan dan dianggap
tidak beretika. Sebaik-baiknya, gabungan
huruf besar dan huruf kecil digunakan
dan dipraktikkan di tempat-tempat yang
bersesuaian di samping mengamalkan
penggunaan bahasa yang betul, ringkas
dan sopan.
Pengguna juga perlu memastikan bahawa
subjek dan kandungan e-mel adalah
berkaitan dan menyentuh perkara
perbincangan yang sama sebelum
penghantaran dilakukan. |
| |
(c) |
Penghantaran |
| |
|
Penghantaran e-mel rasmi hendaklah
menggunakan akaun e-mel rasmi dan
pastikan alamat e-mel penerima adalah
betul. Penghantar boleh menggunakan
kemudahan Salinan Kepada (cc) sekiranya
e-mel tersebut perlu dimaklumkan kepada
penerima lain. Bagaimanapun, penggunaan
?blind cc? (bcc) tidak digalakkan.
Kemudahan ?reply? digunakan untuk
menjawab e-mel kepada penghantar asal
dan ?forward? untuk memanjangkan e-mel
atau dimajukan kepada penerima lain.
Sebagai amalan baik, e-mel penghantar
hendaklah di jawab
selewat-lewatnya 4 hari
dari tarikh e-mel berkenaan diterima.
Kemudahan penghantaran e-mel jawab
automatik semasa berada di luar pejabat
bagi tempoh waktu yang panjang, boleh
dipertimbangkan penggunaannya oleh
Jabatan. |
| |
(d) |
Penghantaran bersama fail kepilan |
| |
|
Penghantar hendaklah mengamalkan
penggunaan fail kepilan, misalnya
mengepilkan fail minit mesyuarat dan
elakkan dari menghantar dan menerima
fail e-mel yang bersaiz melebihi 2
megabait. Sekiranya perlu, kaedah
pemampatan untuk mengurangkan saiz fail
adalah disarankan. |
| |
(e) |
Penerimaan |
| |
|
Pengguna seharusnya mengelakkan dari
membuka e-mel daripada penghantar yang
tidak diketahui dan diragui. |
| |
(f) |
Mengenal Pasti Identiti Pengguna |
| |
|
Setiap
pengguna perlu mengenal pasti dan
mengesahkan identiti pengguna yang
berkomunikasi dengannya sebelum
meneruskan komunikasi dan transaksi
maklumat melalui e-mel. Ini bertujuan
untuk melindungi maklumat Kerajaan
daripada sebarang bentuk penyalahgunaan. |
| |
(g) |
Penyimpanan |
| |
|
Setiap
e-mel rasmi yang dihantar atau diterima
hendaklah disimpan mengikut tatacara
pengurusan sistem fail elektronik agensi
masing-masing.
Pengguna hendaklah memastikan jumlah
e-mel yang disimpan di dalam kotak e-mel
masuk adalah tidak melebihi ruang storan
yang telah diperuntukkan dan
mengutamakan penyimpanan e-mel yang
perlu sahaja. Penyimpanan salinan e-mel
pada sumber storan kedua seperti disket
adalah digalakkan bagi tujuan
keselamatan. |
| |
(h) |
Pemusnahan dan Penghapusan |
| |
|
E-mel
yang tidak penting dan tidak mempunyai
nilai arkib yang telah diambil tindakan
dan tidak diperlukan lagi bolehlah
dihapuskan. (Contoh : draf kertas kerja,
draf minit, kertas makluman dan brosur). |
| |
|
Tarikh dan Masa
Sistem Komputer |
| |
|
Sebelum sesuatu mesej dihantar, perlu
ditentukan tarikh dan masa sistem
komputer adalah tepat. |
|
5. |
Pengguna adalah
dilarang
daripada melakukan sebarang aktiviti
yang melanggar tatacara penggunaan e-mel
rasmi kerajaan seperti : - |
| |
(a) |
menggunakan akaun milik orang lain,
berkongsi akaun atau memberi akaun
kepada orang lain; |
| |
(b) |
menggunakan identiti palsu atau menyamar
sebagai penghantar maklumat yang sah; |
| |
(c) |
menggunakan e-mel untuk tujuan komersial
atau politik; |
| |
(d) |
menghantar dan memiliki bahan-bahan yang
salah di sisi undang-undang seperti
bahan lucah, perjudian dan jenayah; |
| |
(e) |
menghantar dan
melibatkan diri dalam e-mel yang
berunsur hasutan, e-mel sampah, e-mel
bom, e-mel spam, fitnah, ciplak
atau aktiviti-aktiviti lain yang ditegah
oleh undang-undang kerajaan Malaysia; |
| |
(f) |
menyebarkan kod
perosak seperti virus, worm, trojan
horse dan trap door yang
boleh merosakkan sistem komputer dan
maklumat pengguna lain; |
| |
(g) |
menghantar semula
e-mel yang gagal sampai ke destinasi
sebelum menyiasat punca kejadian; dan |
| |
(h) |
membenarkan pihak
ketiga untuk menjawab e-mel kepada
penghantar asal bagi pihaknya. |
| |
|
|
|
| |
Untuk Makluman Lanjut : Sumber
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam
Bilangan 1 Tahun 2003 |
|
